訃報連絡は、いつ、どこまでの範囲に行う?メールでもいいの?

訃報連絡とは、自分が喪主や遺族の立場になったとき、周囲に葬儀日程のお知らせをすることです。

訃報連絡の範囲やタイミングを間違えると、連絡の二度手間が生じる、家族葬なのに予定していない人が参列してしまうといった問題が起こります。

小規模な葬儀を選ぶ人が多くなっている現代において、訃報連絡のタイミングや範囲、伝え方を詳しく解説します。

訃報連絡のタイミングは3つ

訃報連絡では、亡くなった人や自分との続柄、通夜や葬儀の日程を伝えます。

「亡くなったらすぐに、周囲の全ての人に伝えなければならない」といったものではありません。

また、訃報連絡はただのお知らせにとどまるものではなく、伝えた人に何らかのアクションを要求するものです。

「誰に、何をして欲しいか」によって、伝える範囲とタイミングが3つあります。

・亡くなってすぐ:駆けつけてほしい親族と、葬儀を手伝って欲しい人

・葬儀日程が決まったら:葬儀に参列してほしい人や事情を汲んで欲しい会社関係

・葬儀後:葬儀に参列しなかったが、知らせるべき人

それぞれ解説します。

亡くなってすぐ:駆けつけてほしい親族と、葬儀を手伝って欲しい人

病院等で身内が息を引き取ったら、まずは葬儀社に連絡し、安置場所を決めます。

安置場所となるのは、故人や喪主の自宅、葬儀社の安置施設などです。

安置場所が決まってから、「●●が亡くなったので、安置場所へ来てほしい」と伝えましょう。

安置場所が決まっていないうちに連絡すると、相手はどこへ向かってよいかわかりません。

二度目の連絡が必要になってしまいます。

【逝去し、安置場所が決まったら連絡する人】

◇何はともあれ駆けつけて欲しい近親者

◇葬儀のスケジュールを押さえなければならない菩提寺

◇通夜や葬儀のときに手伝って欲しい人(近隣や友人)

葬儀日程が決まったら:葬儀に参列してほしい人や事情を汲んで欲しい会社関係

葬儀社、菩提寺を交えて話し合いを行い、葬儀日程が決まった時点で、日程や場所の詳細を知らせるお知らせ状を作ります。

葬儀に参列してほしい人には、お知らせ状を配りましょう。

最近は、親族を中心とした小規模な葬儀を希望する人が増えてきました。

家族葬を希望している場合、参列対象者ではない人に葬儀日程を知らせると「葬儀に来て欲しい」という意思を示すことになるため、参列対象者以外には、詳細は知らせずにおきます。

【葬儀日程が決まったら連絡する人】

◇親族等、葬儀に来て欲しい人

◇会社関係、学校関係(忌引きの申請、仕事調整など)

◇参列対象者ではないが、一応知らせておきたい故人の友人関係など

葬儀後:葬儀に参列しなかったが、知らせるべき人

葬儀が終わったら、訃報連絡をしていなかった知人や関係者に対して連絡を行います。

訃報連絡の方法と文面

訃報連絡を受け取るイメージ

訃報連絡にふさわしい方法は、タイミングによって、また相手との関係によって違います。

3つのタイミングに応じた方法と文面を、それぞれご案内します。

亡くなってすぐの訃報連絡

亡くなってすぐの訃報連絡は、電話が最もふさわしいとされています。

親族には「すぐに駆けつけてほしい」、お手伝いの人には「困っているので助けてほしい」という意味を持つ、急ぎの連絡だからです。

ただ、電話にすぐ出られない人も少なくありません。留守番電話かメールで要件を手短に伝えましょう。

訃報連絡を行っていると、相手からの折り返し電話に出るのが難しいときもあります。

留守電やメールには、相手がすぐ安置場所へ駆けつけられるよう、場所の詳細を入れるのが親切です。

【伝えること】

◇誰が、いつ、どこで亡くなったか

◇安置場所の詳細(住所や電話番号、駐車場の有無)

◇葬儀日程が決まったらまた連絡を入れる旨

葬儀日程が決まってからの訃報連絡

葬儀日程が決まり、通夜や葬儀の日時・場所が入っているお知らせ状ができあがったら、手渡しができる範囲の参列候補者には、お知らせ状をそのまま渡しましょう。

手渡しができない人には、電話で断りを入れた上でFAXやメールを入れます。

葬儀社側がメール文面に添付できるお知らせ状のPDFや画像を用意してくれます。

【参列候補者へのお知らせ状の文面】

父 ○○ 儀 かねてより病気療養中でございましたが

去る○月○日 ○歳にて永眠いたしました

生前のご厚誼を感謝いたします

葬儀告別式は 左記(下記)の通り執り行います

          記

一 日時 通夜式   ○月○日 午後○時より

     葬儀告別式 ○月○日 午前○時より

一 場所 ○○社○○ホール(住所・電話番号・地図)

  喪主 ○○ ○○

香典や供花を辞退するときには、文面の最後に「勝手ながらご香典ご供花の類は辞退させて頂きます」と書き添えます。

【忌引きを申し入れる学校や会社関係への文面】

◇参列者用のお知らせ状をそのまま手渡しやFAX、メールで渡す

◇葬儀への参列やお手伝いの必要がなければその旨を申し添える

 

【参列候補者ではないが、一応訃報を知らせておきたい人への文面】

◇参列者用のお知らせ状の「日時」「場所」を削除し、「なお 葬儀は家族葬にて執り行います」と加筆する

葬儀後の訃報連絡

葬儀後の訃報連絡は、ハガキで行うのが一般的です。

時節にかかわらず、逝去後から四十九日までに送る「逝去通知」と、11月末頃までをめどに送る「喪中ハガキ」の2つの伝え方があります。

いずれも、華やかな色柄のハガキは使わないのがマナーです。専用のハガキが郵便局や文具店、ネット通販などで売られています。

どちらで送るにしても、葬儀は家族葬で行った旨を伝え、連絡が遅れたことに対する詫び文を入れましょう。

【家族葬後の逝去通知の文面例】

父 ○○ 儀 かねてより病気療養中でございましたが

去る○月○日 ○歳にて永眠いたしました

本来ならば早速お知らせ申し上げるべきところでございましたが

ご通知が遅れましたことを深くお詫び申し上げます

なお 葬儀告別式は 家族葬にて執り行いました

ここに生前のご厚誼を感謝いたします

(差出人の住所氏名)

香典や供花を辞退するときには、文面の最後に「勝手ながらご香典ご供花の類は辞退させて頂きます」と書き添えます。

【家族葬後の喪中ハガキの文面例】

喪中につき 年末年始のご挨拶は ご遠慮申し上げます

父●●が●月●日に●歳で永眠いたしました

葬儀は故人の希望により家族葬で行いました

生前のご厚誼に深謝いたしますとともに

皆様のご多幸をお祈り申し上げます

●年十二月

(差出人氏名)

訃報連絡の注意点

相手にとって便利な連絡手段とは何かを考える

訃報連絡は、一昔前なら「取り急ぎ電話、その後にお知らせ状を手渡し」が最も丁寧とされていました。

しかし、現代ではライフスタイルの変化やSNSなどを使った連絡手段の充実から、必ずしも「電話」や「手渡し」が喜ばれなくなってきました。

現代では昔ながらの作法に縛られず、相手にとって最も便利でかつ喜ばれる連絡手段は何かを考え、連絡方法を人によって変えるのが親切とされるようになってきています。

「この人とは常にLINEでやりとりをしているから、日時や場所はLINEで送ろう」、「年配の親戚には、お知らせをFAXにするにしても、必ず一度は電話でやりとりしよう」など、日頃の関係性や年代に合わせた連絡手段をとりましょう。

連絡先名簿を先に用意しておく

連絡は喪主だけでなく、遺族や親族らが手分けしてやるのが効率的です。

しかし、そのぶん連絡漏れや連絡の重複が起こりやすくなります。複数人で訃報連絡をするときには、必ず連絡先名簿を先に用意し、担当を決めるようにしましょう。

連絡先名簿は、準備する手間こそかかりますが、作っておくとのちのち便利です。

葬儀参列者の人数を具体的に数えることができるため、葬儀規模や香典返しの数を把握しやすくなります。また、名簿を元に会食への出欠表も作れます。

訃報連絡はタイミングと範囲に注意して、連絡手段は柔軟に

以上、訃報連絡について解説しました。訃報連絡を行うときには、二度手間にならないよう、また相手にとって失礼に当たらないよう、タイミングと範囲に注意しましょう。

連絡手段は、電話、メール、SNSなどさまざまな方法の中から、相手にとって最もよいと思えるものを柔軟に選ぶのがおすすめです。

可能であれば、最初に訃報の電話をしたときに「これ以降の連絡は、メール(LINE、FAXなど)がよいでしょうか?」などと確認するのがいいでしょう。

このサイトを広める

ご依頼・ご相談の方はこちら

ご相談は無料

24時間365日対応 お急ぎの方は夜間・休日でも
フリーダイヤルへご連絡ください。
「まずは相談したい」など、ご検討いただいている方は
メールでのご相談も可能です。
ご相談は無料ですのでお気軽にご相談ください。

このサイトを共有する