社員・部下の両親や祖父母が亡くなった場合、葬儀の対応はどうする?

会社の部下の両親や祖父母など身内の方が亡くなったと知らせを受けた場合、会社としてどのように対応したら良いものか、戸惑うものです。

実は対応の仕方は、事業規模に関わらず、どこの企業も基本的に同じ手順で問題ありません。

まず何から行うべきか、わかりやすく順番に解説させていただきます。

会社として対応する前に心がけたいこと

会社として葬儀への対応を行う前に、最初に心がけたいことがあります。

葬儀に関する窓口、担当者を決める

会社として「この葬儀に関することであれば、○○さんに聞けばいい」とまず窓口、担当者を決めることが先決です。

誰に聞けばいいのかわからないという社員の悩みを解消することができます。

窓口を決めたら「後で○○さんから連絡があります、それまで待機しましょう」と社内へ伝達することで、社員は目の前の業務に集中し、混乱を防ぐことが出来ます。

慌てない、正しい情報を待つ

窓口になった担当者は、早く社内へ情報を伝えたいという気持ちはわかりますが、慌てないことが大切です。

遺族へ連絡をして、葬儀の日時、場所が決まったら連絡をいただきたい旨を伝えましょう。その後は落ち着いて遺族からの連絡を待ちます。

確定してから情報を社内へ伝える

現在の進捗状況をリアルタイムで伝えるのは上司のみで結構です。

周囲へ不確定な情報を細かに伝えると、周囲が混乱します。

後で情報が二転三転し、どれが正しいの?となりがちなのです。

ですから社内へ伝えることは、確定してから伝えるように心がけましょう。

1.会社として最初に対応することは葬儀内容の把握

ではここから会社として行うべき対応を順番に解説させていただきます。

社内で決まった葬儀窓口担当者は、まず葬儀の内容の把握に努めましょう。

下記の全てを知る必要があります。

1.いつ、誰が亡くなったのか

ご遺族から連絡があった時、社員にとって故人は親になるのか、祖父母になるのか、関係性を正しく把握しましょう。

故人の名前の漢字、ふりがなも忘れずに確認しましょう。

2.葬儀の日程

通夜・葬儀がいつどこで行われるのか、時間と場所を把握しましょう。

ご遺族から連絡があった時に葬儀の日時を伺いますが、この時に葬儀社も伺いましょう。

3.参列の可否

会社関係者の一般参列は可能なのか、それとも親族だけの家族葬で行うため、一般参列はお断りなのかどうか。

把握しておかないと社内だけでなく、ご遺族へ迷惑をかけることになりますので、葬儀社へ確認しましょう。

4.香典受け取りの可否

香典を受け取ってもらえるのか、香典を辞退されるのか。

葬儀社に尋ねると教えてくれますので、把握しておきましょう。

5.供花物の可否

生花や果物籠などのお供物を贈ることは可能なのかどうかも葬儀社へ尋ねて把握しておきましょう。

価格帯や地域の相場も合わせて聞いておきましょう。

6.弔電の可否

弔電を贈ることは可能なのかどうかも葬儀社へ尋ねておきましょう。

お断りされる場合もありますので、念のため確認しておくと良いでしょう。

7.形式の把握

葬儀が仏式なのか神式、キリスト式なのか、形式を葬儀社へ確認しておくことも大切です。

8.駐車場の有無

会社関係者の一般参列が可能な場合、葬儀場に駐車場があるのかないのかも把握しましょう。

社員に尋ねられた時に返答できる情報になります。

上記の1〜2は、遺族から連絡があった時にで伺い、その他の3〜8は、葬儀社へ尋ねましょう。

2.次に知り得た葬儀の情報を一旦整理する

先ほど知り得た情報を一旦整理します。

・社員■■▲▲様の父、○○▼▼様が○月△日に□□歳でご逝去された

・通夜○月○日 ○時より

・葬儀○月○日 ○時より

・場所■■葬祭ホール

・一般参列も可

・香典の受け取り可

・供花物 可

・弔電 可

・仏式

・駐車場 40台

このように一まとめにすると周囲へ伝えやすくなりますし、訃報連絡を行う際に便利です。

小出しで伝えると混乱を招きやすいので、これらの情報が全て揃うまで、社内への連絡は控えたほうが無難です。

そして情報が揃ったら、次項で会社としてどのように対応するか、判断を加える作業が始まります。

3.会社として統一するか個人に任せるか、対応方法を判断

葬儀へ会社として関わることができるのは、主に下記の4点です。

・参列

・香典

・供花物

・弔電

この4点を会社として方向性を統一させるか、あるいは社員一人一人の個人の判断に委ねるかをまず決めます。

誤解があってはいけないので追記しますが、会社として社員へ何かを強制させるのかどうかという話ではありません。

あくまで任意で、希望者のみが関わるというスタンスが基本です。

その希望者の中で方向性を統一させるのかどうかという話になります。

一つずつ見ていきましょう。

参列の範囲

参列を希望する方は、全て参列しても構わないとする場合、社内の一部の者が代表して参列する場合もあります。

一般的に通夜は業務が終わってから参列することが多いものです。

そのため参列希望者は、葬儀場が近郊であれば、仕事が終わって参列できることも出来ます。

一方で葬儀告別式は、日中に行われることが多いため、葬儀に参列する場合、仕事を休むか、その時間だけ業務を中断する以外に葬儀告別式への参列方法はありません。

そのため一部の方のみが社を代表して参列するということもよくあります。

また、葬儀が行われる場所によっては、遠方の場合もあります。

この場合は、会社の代表者だけが参列となることも多いです。

社内の参列希望者にとっては、どこまでの人が参列を許可されるの?というのが関心事になりますので、返答できるようにしておく必要があります。

香典

遺族に香典を受け取ってもらえると葬儀社からの確認がとれれば、香典を社内でどのように準備するかを考えましょう。

「葬儀へ参列したくても、仕事があって参列できない」

このような方の気持ちを汲むために、葬儀へ参列する方は、社内の代表者と言えます。

参列できない社員の香典をまとめて預かり、代表して持参して遺族へ渡すことが望ましいです。

葬儀参列できない社員にとっては、これが唯一の葬儀への関わりになるから大切です。

この時に香典を一律で金額を同じにするか、社員各自の判断に任せるかも判断しましょう。

香典は強制するものではありません。

香典を用意したいと希望する有志だけで行うのが良いでしょう。

大きな会社の場合は、金額をある程度、同じ金額で合わせたほうが良いです。

例えば5千円は30名、3千円は125名など、Excelで表にしてまとめておくと葬儀場の受付係の負担が減ります。

葬儀場の受付係の負担が減るということは、結果として受付へ香典を出した社内の代表者が受付で待つ時間の短縮に繋がります。

社内の代表者のために、しっかりまとめてあげましょう。

香典に関しては、下記の記事も合わせてご覧ください。

関係性による金額相場などもご確認いただけます。

供花物

会社として供花を贈るかどうかを判断します。

慶弔規定というのがあれば、それに従って行いましょう。

慶弔規定がない場合は、代表者に判断を仰ぎ、何をいくらのものを贈るのかを決めましょう。

一般的に2万円〜3万円の生花を贈る企業が多いです。

注文は葬儀社へ行うのが無難です。

注文の仕方や手順など注意事項は下記の記事でご確認いただけますので、合わせてご覧ください。

弔電

弔電を贈る場合は、会社の代表者の名前で出すのが一般的です。

金額が1千円台〜1万円を超えるものまで、幅広くありますが、会社関係者の弔電は、高価な弔電は贈らなくて結構です。

特に従業員の多い大企業であれば、頻繁に弔電を贈るケースが社内で発生し、コストもかかります。

弔電は2千円〜3千円の範囲で構いません。

遺族へ印象に残る弔電を送りたい場合は、5千円以上のものをおすすめします。

弔電を包む箱や台紙が厚くなり、見た目も豪華になりますので、印象に残るはずです。

4.決まったことを社員へ連絡し社内で共有

社内で方向性が決まったので、あとは社内へ周知するだけです。

下記の例をご覧ください。

社員■■▲▲様の父、○○▼▼様が○月△日に□□歳でご逝去されました。

通夜○月○日 ○時より

葬儀○月○日 ○時より

場所■■葬祭ホール

駐車場 40台

仏式

一般参列も可能です。

・参列希望者は、通夜へ参列しましょう。

葬儀は業務を優先していただき、代表者のみ参列させていただくこととします。

・香典は希望者のみ行うこととします。

社内でまとめて○○様へ渡しますので、香典を渡したい方は、総務の○○へお預けください。○○時を締切り時間としますのでよろしくお願い致します。

・会社から生花と弔電を贈る予定です。

上記に関してのお問い合わせは、総務の○○までお願いします。

葬儀後の出勤日ついても話し合っておく

以上、社員の親が亡くなった時など、社員の身内に不幸があった場合にどのように対応するかについて解説してまいりましたが、もう一点話し合っておいた方がいいことがあります。

大切なご家族を失った辛い時でありますが、葬儀後が終われば、いつ会社へ復帰するのかという問題も出てきます。

社員に対して切り出しづらい話ですが、早く方向性を指し示してあげたほうが社員にとって助かるということはよくあります。

いつまで自分は休めるのだろう?とモヤモヤした気持ちよりも、はっきりしていた方がお葬式に集中できますし、葬儀後のスケジュールも立てやすくなる場合もあります。

ですから葬儀の日時が決まったと連絡を受けた時に、お話できるようであれば、お話しておくのも一つの方法です。

「○日まで休んで構わない」と明確に決まっている場合は、本人に早く知らせてあげることが優しさにもなります

すぐに連絡が難しいと感じた場合は、比較的準備が整う通夜の2〜3時間前に連絡してみるのも良いでしょう。

電話しづらいかもしれませんが、ご本人にとってはありがたい連絡になるはずです。

この記事を書いた人

廣田 篤  広島自宅葬儀社 代表

葬儀業界20年、厚生労働省技能審査1級葬祭ディレクター。終活カウンセラー。大手冠婚葬祭互助会で通算1500件の葬儀を担当。身内の死や介護の経験、数々の葬儀を通じての縁から「死」について考え、文章にすることをライフワークとしている。

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